Секреты тайм-менеджмента от профессионалов: как все успевать?

Секреты тайм-менеджмента от профессионалов: как все успевать?

  • 10 Мая 2019

Краткое содержание:

  1. Совет №1. Выходите из ловушки напоминаний и призывов
  2. Совет №2. Записывайте
  3. Совет №3. Начинайте рабочий день с самой важной и трудной задачи
  4. Совет №4. Расставляйте приоритеты
  5. Совет №5. Пользуйтесь методом помидора
  6. Полезные приложения для эффективного тайм-менеджмента

«Пока Вы не сможете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим!»

Питер Друкер, американский учёный

Быть организованным и продуктивным — задача сложная. Часто приходится ловить себя на мысли, что ты день за днём делаешь что-то бессмысленное и бесполезное, но при этом крутишься как белка в колесе и ничего не успеваешь. Зачастую бывает сложно оторваться от рутины и выйти из привычного ритма жизни. Как бы парадоксально это не звучало, но самая распространённая причина, по которой люди отказываются от участия в тренинге по тайм-менеджменту — это нехватка времени.

С нынешним ритмом жизни, обилием информации и многозадачностью, навык организации времени при обучении персонала будет как нельзя кстати. Научившись грамотно управлять собственным временем, вы повысите свою эффективность, успеете получить за 24 часа максимум пользы, удовольствие и успеете сделать всё, что для вас важно.

Так как же быть всегда собранным и научиться всё успевать? Эта статья поможет вам разобраться с этим вопросом. Мы разберём 5 лучших советов по планированию своего времени.

 

Секреты тайм-менеджмента от профессионалов: как все успевать?

Совет №1. Выходите из ловушки напоминаний и призывов

Не обращайте внимание на всё, что крутится вокруг вас. Боритесь с отвлекающими маневрами. Всё вокруг действует не в наших интересах. Реклама призывает нас к шопингу, ссылки в интернете манят переходить на новые сайты, уведомления в телефоне постоянно требуют вашего внимания и заставляют проверить социальные сети и приложения. Почти каждый элемент окружающей среды пытается украсть у нас время. Если вы обращаете внимание на каждое напоминание, то вы просто рискуете разориться и будете постоянно отвлекаться, и в конце концов, вообще не сможете заниматься делами и ничего не успеете. Прогноз не утешительный, не так ли?

Сосредоточьтесь на главном. В рабочее время не отвлекайтесь на посторонние вещи. Пользуйтесь телефоном только по необходимости.

 

Секреты тайм-менеджмента от профессионалов: как все успевать?

Совет №2. Записывайте

Мы постоянно полагаемся на наш мозг, пытаясь запомнить все важные задачи. Однако каким бы совершенным он ни был, иногда он дает сбои. Интернет-исследование показало:

  • Около 80% людей не записывают то, что им необходимо сделать.
  • Записывая ваши планы, вы делаете их более правдоподобными. Появляется больше вероятности в том, что вы их выполните.
  • Обычный календарь может сделать вас счастливее. (Возьмите в привычку записывать действия, достижения которых принесет вам удовольствие и ощущение счастья.)
Часто можно наблюдать весомую разницу между тем, что человек хотел сделать и что он сделал на самом деле. Как только вы определите конкретные дела и запишите их, появится больше вероятности в том, что вы его выполните. Запись послужит вам хорошим стимулом. Развивайте правильные привычки. Записывайте задачи и идите к своей цели.

 

Секреты тайм-менеджмента от профессионалов: как все успевать?

Совет №3. Начинайте рабочий день с самой важной и трудной задачи

Наши мыслительные процессы находятся в наилучшей форме спустя 2–3 часа после пробуждения. Именно в эти часы необходимо работать над решением самых важных и трудных задач. Утром люди наиболее дисциплинированны.

Но какую ситуацию мы наблюдаем? Многие тратят это драгоценное время на социальные сети, приложения и проверку электронной почты.

Не пренебрегайте пиком вашей активности, растрачивая его на социальные сети. Лучше сразу возьмитесь за выполнение самых важных и трудных задач. Так вы справитесь с ними куда быстрее, а эйфория от выполненных дел поможет вам оставаться в хорошем настроении до конца рабочего дня.

 

Секреты тайм-менеджмента от профессионалов: как все успевать?

Совет №4. Расставляйте приоритеты

Часто мы не можем определиться, что нам делать в первую очередь, что во вторую, а что в третью. Мы хватаемся за одно дело, потом вспоминаем о другом, не закончив первое. Потом появляются ещё дела, и в итоге проходит день, а мы ничего не успели. Так, большое количество времени мы тратим просто в никуда. Оно уходит на отвлечения и постоянные переключения с одного дела на другое.

Если такая ситуация вам знакома, необходимо срочно заняться расстановкой своих приоритетов. В этом вопросе хорошо помогает матрица Эйзенхауэра, которая предлагает разделить все дела по степени срочности и важности. Расписав дела по этой матрице, вы чётко увидите, что вам необходимо сделать в первую очередь и прямо сейчас, а что можно отложить на потом.

  • Срочные и важные дела — дела, которые требуют немедленного решения.
  • Важные, но несрочные дела — это то, что обязательно нужно сделать, но можно отложить на какое-то время.
  • Срочные, но не важные дела — дела, которые требуют внимания прямо сейчас, но не являются первостепенными.
  • Несрочные и неважные — это задачи, которые можно не выполнять и следует от них отказаться.
Заведите блокнот, который всегда будет у вас под рукой. Составляйте список задач на каждый день. И помните: планы можно и нужно менять, главное, чтоб они были.

 

Секреты тайм-менеджмента от профессионалов: как все успевать?

Совет №5. Пользуйтесь методом помидора

Этот метод поможет увеличить продуктивность и эффективность вашей работы в несколько раз. Он состоит из 5 простых шагов:

  • Сформулируйте свои задачи. Вы должны чётко понимать, что вы будите делать следующие 25 минут.
  • Поставьте таймер на 25 минут. (Доказано, что человек может четко концентрироваться на чём-либо именно в течение этого времени.) Один помидор — 25 минут работы.
  • Начните работать и остановитесь только тогда, когда зазвонит таймер. В течении 25 минут не отвлекайтесь на другие дела. Посвятите это время только выполнению поставленной задачи.
  • После 25 минут непрерывной работы, сделайте перерыв на 5 минут и приступайте к следующей задаче, ко второму помидору.
  • После четырёх помидоров, наградите себя большим перерывом.
Отличным помощником в выполнении «Метода помидора» станет приложение Focus Booster.

Полезные приложения для эффективного тайм-менеджмента

Также для эффективной организации своего времени, пользуйтесь приложениями:

  • Google Календарь — для записи важных дел, встреч и событий.
  • Time Planner — программа с функцией менеджера задач. С напоминанием, контролем времени и возможностью анализировать продуктивность работы.
  • Trello — для управления проектами. Приложение подойдет как для индивидуального планирования, так и для групповой работы.
  • Rescuetime — программа следит, чем вы занимаетесь за компьютером, сколько времени тратите на социальные сети, а сколько действительно работаете.
  • Timesheet — приложение позволяет контролировать и планировать время, создавать голосовые заметки. Также в программе можно рассчитать оплату работы и создать отчеты в excel и pdf.

И помните: ни одна система не будет работать без цели. Решив овладеть искусством тайм-менеджмента, не забывайте о том, для чего вы это делайте. Представьте какой станет ваша жизнь, когда вы достигнете результата, и действуйте!

Хотите подготовить сотрудников к 2020 году? Начните сейчас!

Получить консультацию